Evropská unie se připravuje na zásadní změnu v oblasti DPH. Balíček ViDA (VAT in the Digital Age) od července 2030 plošně zavede povinnou elektronickou fakturaci a digitální reporting pro přeshraniční B2B transakce. Nejde ale jen o další regulaci. Firmy dnes utrácejí obrovské částky za přeposílání dokladů přes e-mail, dohledávání chybějících faktur, ruční přepisování dat a opravy lidských chyb. Přechod na skutečně strukturovanou e-fakturaci může tyto náklady snížit o desítky procent a zároveň zrychlit proplácení. Česká republika tak stojí před strategickou otázkou: jakou technologickou cestu zvolit?
V tomto článku shrnuji dvě hlavní možnosti, které má český stát pro elektronickou fakturaci a případné využití stávajících či budovaných systémů pro hlášení faktur.
Základní předpoklady
- Současný systém je pomalý: Kontrolní hlášení dává státu informace o fakturaci až s měsíčním zpožděním. Na moderní podvody je to pozdě.
- Harmonogram ViDA: Od 1. července 2030 bude povinná e-fakturace a digitální reporting pro přeshraniční B2B transakce. Do 1. ledna 2035 se mají vnitrostátní systémy zemí, které zavedou lokální reporting, sladit s evropským standardem.
- Konec PDF faktur: Nová pravidla vyžadují strojově čitelnou, strukturovanou fakturu. Běžné PDF zaslané e-mailem už stačit nebude.
Rozdělme si tedy problém na dvě části: předávání faktur mezi partnery a reportování faktur finanční správě.
Dvě možné cesty
1. Polská cesta: centrální schránka
Stát vybuduje obří centrální systém, přes který musí všechny firmy faktury povinně odesílat a přijímat.
- Vlastnosti: Všechno spravuje a financuje stát. Systém je povinný pro tuzemské plátce DPH. Při výpadku lze fakturovat offline a data nahrát později.
- Nevýhody: Výstavba a provoz takového řešení stojí stát stovky milionů až miliardy ročně. Řeší se jen faktury, takže firmy stejně potřebují další systémy pro objednávky, dodací listy nebo potvrzení. Zahraniční subjekty bývají navíc často mimo systém, takže mezinárodní firmy stejně musejí řešit i evropský standard.
2. Slovenská cesta: Peppol a pěticípý model
Založeno na evropské síti Peppol, která zajišťuje bezpečný B2B přenos a zároveň umožňuje hlášení faktury státu.
- Vlastnosti: Dodavatel odešle XML fakturu svému certifikovanému Access Pointu, ten ji zvaliduje, doručí příjemci a současně její kopii v reálném čase předá finanční správě.
- Výhody pro stát: Stát je jen pasivním příjemcem dat a nemusí budovat ani spravovat velkou B2B infrastrukturu. Validaci, bezpečný přenos i archivaci řeší certifikovaní poskytovatelé.
- Flexibilita: Peppol umí kromě faktur i objednávky, potvrzení, dodací listy nebo odmítnutí dokumentu. Firmy si mohou zapojit i další obchodní procesy, aniž by je stát musel sám vyvíjet.
Náklady: centrální systém vs. Peppol
Centrální státní systém
Budování národní databáze typu KSeF je drahé. Vývoj, provoz, bezpečnost i archivace stojí velké peníze a vše nese stát. Firmy navíc musejí investovat do integrace, změny procesů a školení lidí.
Otevřená síť Peppol
U Peppolu je ekonomický model jiný:
- Pro stát: žádná obří infrastruktura, jen příjem reportů od přístupových bodů.
- Pro firmy: příjem dokladů bývá u poskytovatelů zdarma, odesílání bývá součástí účetního software nebo cloudového předplatného.
- Návratnost: automatizace dokladů podle standardů Peppol dokáže snížit náklady na zpracování o desítky procent, protože mizí ruční přepisování, tisk i zbytečné dohledávání.
Česká příležitost
Namísto stavby další drahé národní infrastruktury by Česká republika mohla využít mezinárodní síť Peppol a svůj reportingový backend rozšířit jen o příjem dat od certifikovaných přístupových bodů. Pokud stát navíc buduje moderní reporting pro vybrané platby, může tuto infrastrukturu využít i jako „pátý roh“ pro příjem e-faktur.
To by přineslo tři zásadní výhody:
- nižší náklady pro stát i firmy,
- připravenost na ViDA a přeshraniční obchod,
- otevřený standard, který umí řešit i další dokumenty než jen faktury.
Závěr
ViDA není jen další evropská povinnost. Je to příležitost, jak konečně zjednodušit účetní procesy, snížit chybovost a urychlit platby. Česká republika má dvě cesty: drahý uzavřený centrální systém, nebo otevřený standard Peppol, který už dnes připravuje trh na evropskou budoucnost.
Za mě dává větší smysl stavět na Peppolu, protože je levnější, flexibilnější a mnohem lépe navazuje na to, kam se evropská e-fakturace stejně ubírá.
