Az Európai Unió jelentős változásra készül az áfa területén. A ViDA csomag (VAT in the Digital Age) 2030 júliusától széles körben bevezeti a kötelező elektronikus számlázást és a digitális jelentéstételt a határokon átnyúló B2B tranzakciókra. Ez azonban nem csupán egy újabb szabályozás. A vállalkozások ma hatalmas összegeket költenek arra, hogy a dokumentumokat e-mailben küldözgessék, a hiányzó számlákat keressék, az adatokat manuálisan rögzítsék, és a humán hibákat javítsák. A valóban strukturált e-számlázásra való átállás ezeket a költségeket akár több tíz százalékkal is csökkentheti, és gyorsíthatja a kifizetéseket. Csehország ezért stratégiai kérdés előtt áll: milyen technológiai utat válasszon?
Ebben a cikkben összefoglalom azt a két fő lehetőséget, amely Csehország előtt áll az elektronikus számlázás és az arra épülő jelentéstételi infrastruktúra terén.
Alapfeltevések
- A jelenlegi rendszer lassú: Az ellenőrző jelentés a számlázási adatokat csak nagyjából egy hónapos késéssel juttatja el az államhoz. Ez a modern csalási formák ellen már késő.
- A ViDA ütemterve: 2030. július 1-jétől a határokon átnyúló B2B tranzakciókra kötelező lesz az e-számlázás és a digitális jelentéstétel. 2035. január 1-jéig a helyi jelentéstételt bevezető országok belföldi rendszereinek illeszkedniük kell az európai szabványhoz.
- A PDF-számlák korszaka lejár: Az új szabályok gépileg olvasható, strukturált számlát követelnek meg. Egy sima e-mailben küldött PDF már nem lesz elég.
Osszuk fel tehát a témát két részre: a számlák üzleti partnerek közötti továbbítására és a pénzügyi hatóság felé történő jelentésre.
Két lehetséges út
1. A lengyel út: központi rendszer
Az állam egy nagy központi rendszert épít, amelyen keresztül minden számlát kötelező küldeni és fogadni.
- Jellemzők: Minden az állam fenntartásában és finanszírozásában működik. A rendszer a belföldi áfaalanyok számára kötelező. Kiesés esetén offline is lehet számlázni, majd később feltölteni a dokumentumokat.
- Hátrányok: Egy ilyen megoldás kiépítése és üzemeltetése évente több száz milliótól akár milliárdokig terhelheti az államot. Csak a számlákat kezeli, ezért a cégeknek továbbra is külön rendszerekre van szükségük megrendelésekhez, szállítólevelekhez vagy visszaigazolásokhoz. A külföldi szereplők gyakran kimaradnak, így a nemzetközi vállalatoknak akkor is szükségük lesz az európai szabványra.
2. A szlovák út: Peppol és az ötödik sarok modellje
Az európai Peppol hálózatra épül, amely biztosítja a biztonságos B2B továbbítást, és egyben az állam felé is jelent.
- Jellemzők: A szállító XML számlát küld a tanúsított Access Pointnak, amely azt validálja, eljuttatja a címzettnek, és ezzel egyidejűleg valós időben továbbítja a másolatot az adóhatóságnak.
- Előnyök az államnak: Az állam csak passzív adatigénylő, nem kell óriási B2B infrastruktúrát építenie vagy üzemeltetnie. A validálást, a biztonságos szállítást és az archiválást a tanúsított szolgáltatók végzik.
- Rugalmasság: A Peppol nemcsak számlákat, hanem megrendeléseket, visszaigazolásokat, szállítóleveleket vagy dokumentum-visszautasítási folyamatokat is kezel. A vállalkozások ezeket az extra folyamatokat is használhatják anélkül, hogy az államnak kellene őket kifejlesztenie.
Költségek: központi rendszer vs. Peppol
Központi állami rendszer
Egy KSeF-szerű nemzeti adatbázis kiépítése drága. A fejlesztés, az üzemeltetés, a biztonság és az archiválás is sok pénzbe kerül, és mindezt az állam fizeti. A cégeknek emellett integrációra, folyamatváltásra és képzésre is költeniük kell.
Nyílt Peppol hálózat
A Peppol más gazdasági modell szerint működik:
- Az állam számára: nincs hatalmas infrastruktúra, csak a jelentések fogadása az Access Pointoktól.
- A cégek számára: a dokumentumfogadás sokszor ingyenes, a küldés pedig általában a könyvelőprogram vagy felhőalapú előfizetés része.
- A megtérülés: a Peppol-alapú automatizálás a feldolgozási költségeket akár több tíz százalékkal is csökkentheti, mert eltűnik a kézi rögzítés, a nyomtatás és a hiányzó dokumentumok utáni futás.
Csehország lehetősége
Ahelyett, hogy Csehország újabb drága nemzeti infrastruktúrát építene, használhatná a nemzetközi Peppol hálózatot, és a jelentési backendjét csak a tanúsított Access Pointoktól érkező adatok fogadásával egészítené ki. Ha az állam amúgy is modern jelentési rendszert épít bizonyos fizetésekhez, ezt az infrastruktúrát ötödik sarokként az e-számlák fogadására is használhatja.
Ez három fontos előnyt adna:
- alacsonyabb költségek az államnak és a cégeknek,
- felkészültség a ViDA-ra és a határokon átnyúló kereskedelemre,
- nyílt szabvány, amely a számláknál többre is képes.
Összegzés
A ViDA nem csupán egy újabb uniós kötelezettség. Lehetőség arra, hogy egyszerűbbé tegyük a könyvelési folyamatokat, csökkentsük a hibákat és felgyorsítsuk a kifizetéseket. Csehország előtt két út áll: egy drága, zárt központi rendszer vagy a nyílt Peppol szabvány, amely már most felkészíti a piacot az európai jövőre.
Szerintem a Peppol a jobb választás, mert olcsóbb, rugalmasabb, és sokkal jobban illeszkedik ahhoz az irányhoz, amerre az európai e-számlázás amúgy is tart.
